1. Pendahuluan

Perguruan tinggi telah diberikan wewenang untuk melakukan perencanaan dan penggunaan anggaran oleh Undang undang No. 17 Tahun 2003 Tentang Keunangan Negara. Dalam pengelolaannya, perguruan tinggi wajib untuk memenuhi beberapa prinsip pengelolaan keuangan negara yaitu akuntabilitas berorientasi pada hasil, profesionalitas, proporsionalitas, dan keterbukaan.

1.1         Tujuan Penulisan Dokumen

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan aplikasi dengan modul transaksi belanja, transaksi penerimaan, jurnal, posting, laporan transaksi per bulan, laporan jurnal per bulan, tutup buku pertahun, dan pembatasan akses.
2. Menghasikan dokumentasi dan manual pengguna.
3. Terinstalasi aplikasi pada komputer server.
4. Melatih sumberdaya manusia untuk mengelola aplikasi.

1.2         Lingkup Masalah

Bojongsoang University merupakan perguruan tinggi swasta yang terletak di daerah kabupaten Bandung Selatan, pada saat ini perguruan tinggi tersebut membutuhkan perangkat lunak untuk mengelola bagian keuangan, karena masih melakukan aktifitasnya dengan sistem manual. Aktifitas tersebut berupa transaksi belanja, transaksi penerimaan, penulisan jurnal, penulisan laporan bulanan, tutup buku, dan posting. Dikarenakan data yang akan diolah terhitung banyak, dikhawatirkan akan terjadi sebuah kesalahan dalam proses pengolahan data tersebut maka oleh karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi administrasi keuangan berbentuk website untuk membantu mengelola keuangan di perguruan tinggi tersebut.

1.3         Definisi, Singkatan, dan Akronim

SKPL  Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

SRS     Software Requirement Specification

DFD    Data Flow Diagram

ERD    Entity Relationship Diagram

STD     State Transition Diagram

DBMS Data Base Management System

1.4         Referensi

Referensi yang digunakan pada dokumen ini adalah sebagai berikut:

• IEEE Std 830-1993, IEEE Recommended Practice for Software Requirement Specifications.
• IEEE Std 610.12-1990 IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology (ANSI).
• Jurusan Teknik Informatika – Institut Teknologi Bandung Panduan GL01, Panduan Penggunaan dan Pengisian Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak.
• GL01A : Panduan Pengisisan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL)

1.5         Deskripsi Umum Dokumen

Dokumen ini secara garis besar terdiri dari tiga bab dengan perincian sebagai berikut:

• Bab 1 Pendahuluan: merupakan pengantar dokumen yang berisi tujuan penulisan dokumen, lingkup masalah pengembangan perangkat lunak, memuat definisi, dan istilah yang digunakan serta deskripsi umum dokumen yang merupakan ikhtisar dokumen
• Bab 2 Deskripsi Global Perangkat Lunak: mendefinisikan perspektif produk perangkat lunak, Fungsi dari perangkat lunaknya, karakteristik pengguna, batasan- batasan serta asumsi dan ketergantungan yang digunakan dalam pengembangan sistem Pengkajian Karyawan.
• Bab 3 Deskripsi Rinci Kebutuhan: mendefinsikan kebutuhan antarmuka secara eksternal, Deskripsi Fungsional yang menjelaskan informasi dan proses dari sistemnya, Deskripsi data yang menjelaskan data-data yang terlibat dengan sistem, Deskripsi Kebutuhan Non Fungsional, Atribut Kualitas Perangkat Lunak serta batasan dari perancangannya.

2           Deskripsi Global Perangkat Lunak

2.1         Perspektif Produk

Perangkat lunak sistem transaksi digunakan untuk mempermudah melakukan pengelolaaan data transaksi yang diperlukan oleh Universitas. Bagian jurusan dan fakultas bisa mengakses data ini untuk melihat daftar transaksi apa saja yang sudah pernah dilakukan sebelumnya.

Gambar 1 Perspektif Produk

2.2         Fungsi Produk

Perangkat lunak digunakan untuk mengatur seluruh alur keuangan Bojongsoang University dengan menyimpan seluruh data setiap terjadi transaksi baik transaksi oleh pihak pemberi dana maupun transaksi oleh bagian keuangan. Selain sebagai media penyimpanan, perangkat lunak juga membuat laporan setiap bulan, me-posting ke buku besar, dan menghitung laba rugi pertahun secara otomatis, sehingga aplikasi administrasi keuangan Bojongsoang University ini memiliki beberapa fungsi utama, yaitu :

1. Modul Administrasi Akun

• Registrasi (GL01-0001)
• Login (GL01-0002)
• Recovery Password (GL01-0003)
• Ubah Data User (GL01-0004)

1. Modul Transaksi

• Insert Data Transaksi Belanja (GL01-0005)
• Insert Data Transaksi Penerimaan
  • Insert Form Bukti Pembayaran (GL01-0006)
  • Accept Data Transaksi (GL01-0007)

1. Modul Jurnal (GL01-0010)
2. Modul Posting (GL01-0011)
3. Modul Laporan (GL01-0012)
4. Modul Tutup Buku (GL01-0013)

2.3         Karakteristik Pengguna

Karakteristik pengguna adalah sebagai berikut:

Tabel 1 Karakteristik Pengguna

2.4         Batasan-batasan

Batasan dari aplikasi ini adalah sebagai berikut:

• Kepala Bagian Keuangan dapat mengakses keseluruhan data transaksi dan mengedit nya.
• Staff Bagian Keuangan hanya bisa mengubah atau mengedit data yang dia masukkan. Data yang dimasukkan oleh staff lain tidak bisa di ubah.
• Pemberi dana tidak bisa mengakses halaman lain selain form pengisian data memberi dana, status transaksi, dan ubah data akun.
• Aplikasi tidak bisa mencatat data transaksi yang mengalami kegagalan atau gangguan saat proses nya.
• Aplikasi tidak dapat digunakan apabila tidak ada koneksi internet.
• Untuk melakukan recovery akun, sistem akan mengirimkan link ke email user untuk menjawab pertanyaan keamanan yang sudah di buat oleh user sebelumnya.

2.5         Asumsi dan Kebergantungan

Asumsi dan kebergantungan dari aplikasi ini adalah :

• Dalam transaksi belanja, bagian keuangan menerima dokumen laporan penerimaan barang dalam bentuk dokumen manual, kemudian bagian keuangan menginsertkan data tersebut pada sistem.

• Saat insert transaksi penerimaan, pihak pemberi dana memberikan data form penyetoran dana dan bukti dalam bentuk link gambar. Kemudian bagian keuangan mengaccept jika data tersebut valid atau menolak jika data tidak valid.